Conditions générales d'utilisation

Version du 9 juillet 2026

1. Objet

Karen est un service de réceptionniste virtuelle par intelligence artificielle destiné aux salons de beauté (le « Salon »). Karen répond aux clientes du Salon sur WhatsApp, gère les prises, modifications et annulations de rendez-vous, envoie des rappels et fournit au Salon un tableau de bord de gestion. Les présentes conditions régissent l'utilisation du service accessible sur hellokaren.be.

2. Compte et inscription

L'inscription est réservée aux professionnels. Le Salon garantit l'exactitude des informations fournies et la confidentialité de ses identifiants. Le compte est géré par la gérante (propriétaire), qui peut inviter des praticiennes.

3. Essai gratuit et abonnement

Le service est proposé avec un essai gratuit de 30 jours, sans carte bancaire. Au-delà, l'accès requiert un abonnement de 69 € HT par mois, facturé via Stripe. L'abonnement est sans engagement : il peut être résilié à tout moment depuis le portail de facturation et prend fin au terme de la période en cours, sans remboursement prorata.

4. Défaut de paiement et suspension

En cas d'échec de paiement, plusieurs tentatives sont effectuées pendant environ deux semaines. Sans régularisation, le compte est suspendu : l'accès au tableau de bord est bloqué et Karen informe poliment les clientes qui écrivent que le salon gère ses rendez-vous directement. Les données sont conservées et l'accès rétabli dès régularisation.

5. Numéro WhatsApp

Le numéro WhatsApp utilisé par Karen est fourni par le service et reste la propriété de Karen. En cas de fin de contrat (essai non converti ou résiliation), le numéro est conservé 90 jours — période pendant laquelle une réactivation le restitue à l'identique — puis définitivement libéré.

6. Obligations du Salon

Le Salon est responsable de l'exactitude de ses données (services, prix, horaires), de la relation avec ses clientes et de l'information de celles-ci quant au traitement de leurs données (voir l'annexe de sous-traitance ci-dessous). Le Salon s'interdit tout usage illicite du service, notamment l'envoi de messages non sollicités.

7. Disponibilité et limitation de responsabilité

Le service est fourni « en l'état », sans garantie de disponibilité continue (pas de SLA). Karen repose sur une intelligence artificielle : malgré le soin apporté, des erreurs de compréhension ou de réservation peuvent survenir. Le Salon reste seul responsable de la vérification de son agenda et de sa relation commerciale. La responsabilité de Karen est en tout état de cause limitée au montant des abonnements payés au cours des trois derniers mois.

8. Propriété intellectuelle

Le service, sa marque et son code restent la propriété exclusive de l'éditeur. Les données du Salon et de ses clientes restent la propriété du Salon.

9. Résiliation et suppression des données

À la fin du contrat, le Salon peut demander l'export de ses données (fonction intégrée au tableau de bord) et la suppression complète de son compte en écrivant à ferreiraharold@gmail.com. La suppression est exécutée sous 30 jours et couvre l'intégralité des données (fiches clientes, conversations, photos, comptes d'accès).

10. Droit applicable

Les présentes conditions sont régies par le droit belge. Tout litige relève des tribunaux de Bruxelles, après tentative de résolution amiable.

Annexe — Accord de sous-traitance (art. 28 RGPD)

Pour les données personnelles des clientes du Salon, le Salon agit en qualité de responsable de traitement et Karen en qualité de sous-traitant. La présente annexe fait partie intégrante des CGU et vaut accord de sous-traitance.

Objet et durée — Le traitement porte sur la gestion des rendez-vous et des conversations des clientes du Salon, pendant toute la durée du contrat.

Données et personnes concernées— Identité, coordonnées, date d'anniversaire, adresse, préférences, allergies, photos et échanges WhatsApp des clientes du Salon.

Instructions — Karen traite ces données exclusivement pour fournir le service, conformément aux fonctionnalités activées par le Salon, qui constituent les instructions documentées.

Sécurité et confidentialité— Chiffrement en transit, cloisonnement des données par salon (row-level security), contrôle d'accès par compte. Les personnes autorisées à traiter les données sont soumises à une obligation de confidentialité.

Sous-traitants ultérieurs — Le Salon autorise le recours aux sous-traitants listés dans la politique de confidentialité. Karen informera le Salon de tout changement, qui pourra émettre des objections raisonnables.

Assistance— Karen fournit au Salon les outils intégrés nécessaires à l'exercice des droits de ses clientes : suppression définitive d'une fiche cliente depuis le tableau de bord, export des données. Karen notifie le Salon sans délai indu de toute violation de données le concernant.

Fin de contrat — À la fin du contrat, les données sont supprimées à la demande du Salon (article 9). Karen se tient à disposition pour tout audit raisonnable, sur demande écrite.