Conditions générales d'utilisation

Service « Hello Karen »

Version du 8 septembre 2026

Les présentes conditions générales d'utilisation (ci-après les « CGU ») ont pour objet de définir les modalités et conditions dans lesquelles le service Hello Karen, assistant de réception automatisé fonctionnant via l'application WhatsApp et destiné aux instituts de beauté et salons établis en Belgique (ci-après le « Service »), est mis à la disposition de ses utilisateurs professionnels (ci-après le « Client »).

Les dénominations « Karen » et « Hello Karen », employées indifféremment dans les présentes CGU, sur le site internet, dans le Service et dans toute communication du Prestataire, désignent une seule et même offre et un seul et même prestataire. Elles ont, où qu'elles figurent, une signification identique.

Toute souscription au Service emporte acceptation pleine et entière des présentes CGU par le Client.

Article 1. Définitions

Pour les besoins des présentes CGU, les termes ci-dessous ont la signification suivante.

« Promotrice »désigne Madame Inès Dodémont, agissant au nom et pour le compte de la Société en formation dans l'attente de la constitution de celle-ci.

« Société »désigne la société à responsabilité limitée de droit belge à constituer sous la dénomination « SRL Hello Karen », dont la constitution est en cours à la date d'entrée en vigueur des présentes CGU.

« Prestataire »désigne, selon le stade d'avancement de la constitution de la Société, soit la Promotrice agissant en cette qualité, soit la Société une fois celle-ci constituée et ayant repris les engagements visés à l'article 2.

« Service »désigne l'ensemble des fonctionnalités logicielles proposées sous la dénomination Hello Karen, en ce compris notamment la réception automatisée de messages WhatsApp, les briefings matinaux, les synthèses de fin de journée et la gestion de stock.

« Client » désigne toute personne physique ou morale exploitant un institut de beauté ou un salon et souscrivant au Service à des fins professionnelles.

« Compte »désigne l'espace personnel créé par le Client lors de la souscription au Service.

Article 2. Identité du Prestataire — société en formation et reprise des engagements

2.1. À la date d'entrée en vigueur des présentes CGU, le Service est proposé au Client par la Promotrice, Madame Inès Dodémont, agissant au nom et pour le compte d'une société à responsabilité limitée de droit belge à constituer, dont la dénomination sociale sera « SRL Hello Karen » et dont le siège social sera établi en Belgique.

2.2. Conformément à l'article 2:2 du Code des sociétés et des associations, les engagements pris par la Promotrice au nom et pour le compte de la Société avant l'acquisition par celle-ci de la personnalité juridique l'obligent personnellement à l'égard du Client, sauf reprise de ces engagements par la Société dans les conditions décrites à l'article 2.3 ci-après.

2.3. La Promotrice sera libérée de son engagement personnel, et l'ensemble des droits et obligations nés des présentes CGU sera transféré à la Société avec effet rétroactif à la date de leur naissance, dès lors que les deux conditions cumulatives suivantes sont réunies.

• La Société acquiert la personnalité juridique dans un délai de deux ans à compter de la date d'acceptation des présentes CGU par le Client.
• La Société reprend, par décision de son organe compétent, les engagements ainsi souscrits dans un délai de trois mois suivant l'acquisition de sa personnalité juridique.

2.4. À défaut de reprise dans les délais visés à l'article 2.3, le mécanisme de substitution prévu à l'article 2:2 du Code des sociétés et des associations ne trouve pas à s'appliquer. La Société devient alors codébitrice des engagements aux côtés de la Promotrice, cette dernière demeurant personnellement tenue vis-à-vis du Client jusqu'à obtention d'une novation par changement de débiteur expressément acceptée par le Client.

2.5. Le Client reconnaît avoir été informé, préalablement à son acceptation des présentes CGU, de la dénomination sociale « SRL Hello Karen » et de la forme juridique de société à responsabilité limitée sous laquelle la Société sera constituée. Ces éléments permettent d'établir le lien d'identité requis entre la société en formation pour le compte de laquelle la Promotrice agit et la société qui sera ultérieurement dotée de la personnalité juridique.

2.6. Le Client sera informé, par notification sur le Service, par courrier électronique ou par mise à jour des présentes CGU, de l'acquisition de la personnalité juridique par la Société et de la reprise par celle-ci des engagements souscrits en son nom. Cette information a valeur déclarative. La reprise produit ses effets de plein droit dès la réunion des conditions visées à l'article 2.3, sans qu'une action du Client soit requise.

2.7. Une fois la reprise intervenue conformément à l'article 2.3, seule la Société sera tenue des droits et obligations nés des présentes CGU, à l'exclusion de la Promotrice, sous réserve du droit du Client d'agir contre cette dernière sur pied de l'article 1382 (devenu 1382 et suivants, actuel article 6.3 du Code civil) en cas de faute personnelle distincte.

Article 3. Objet du Service

Hello Karen est un service logiciel accessible par l'intermédiaire de l'application de messagerie WhatsApp, permettant notamment au Client de bénéficier d'un accueil automatisé de sa clientèle, de briefings matinaux récapitulant les rendez-vous du jour, de synthèses de fin de journée et d'un outil de gestion de stock adapté aux instituts de beauté et salons.

Les fonctionnalités précises accessibles au Client dépendent de la formule souscrite conformément à l'article 6 ci-après.

Article 4. Acceptation des CGU

Les présentes CGU sont mises à la disposition du Client préalablement à toute souscription et doivent être acceptées expressément lors de la création du Compte. Le Client déclare avoir la capacité juridique et la qualité requise pour souscrire au Service au nom de l'institut ou du salon qu'il représente.

Article 5. Souscription et Compte client

La souscription au Service suppose la création d'un Compte au moyen des informations exactes et à jour communiquées par le Client, en ce compris sa dénomination commerciale, son numéro d'entreprise et ses coordonnées de contact et de facturation.

Le Client est seul responsable de la confidentialité des identifiants d'accès à son Compte et de toute utilisation de celui-ci, sauf en cas d'usage frauduleux dûment démontré et signalé sans délai au Prestataire.

Article 6. Essai gratuit, formules et tarification

Le Service est proposé avec un essai gratuit de trente jours à compter de la création du Compte, sans communication de moyen de paiement. À l'issue de cette période, l'accès au Service requiert la souscription d'un abonnement payant. À défaut de souscription, l'accès au tableau de bord est suspendu dans les conditions de l'article 7, sans que le Client ne doive aucune somme au titre de la période d'essai.

Le Service est proposé selon différentes formules d'abonnement, dont le contenu et le tarif mensuel hors TVA applicables sont communiqués au Client préalablement à toute souscription, notamment via le site internet ou l'espace de souscription du Prestataire, et font partie intégrante de son engagement contractuel. À la date des présentes, le tarif de la formule unique s'élève à 69 € HTVA par mois.

Le Prestataire se réserve le droit de faire évoluer le nombre et le contenu des formules proposées, d'en modifier la tarification et de lancer de nouveaux services ou fonctionnalités, assortis le cas échéant de conditions tarifaires propres, qui seront alors décrits dans une annexe ou une grille tarifaire actualisée. Ces évolutions ne remettent pas en cause les présentes CGU, dont elles constituent une simple application.

Toute modification du tarif applicable à un abonnement en cours est notifiée au Client conformément à l'article 17 et ne prend effet qu'à l'échéance du délai de préavis qui y est prévu.

Article 7. Facturation, paiement et suspension

Le Service est facturé mensuellement et d'avance, sauf convention contraire. Les factures sont payables dans les quinze jours de leur émission. Tout retard de paiement autorise le Prestataire à suspendre l'accès au Service après mise en demeure restée sans effet pendant huit jours, sans préjudice de tout intérêt de retard et de toute indemnité forfaitaire prévus par le droit commun.

En pratique, plusieurs tentatives de prélèvement sont effectuées pendant environ deux semaines avant toute suspension. Pendant la suspension, l'accès au tableau de bord est bloqué et le Service informe les clientes qui écrivent que l'établissement gère ses rendez-vous directement. Les données du Client sont conservées et l'accès est rétabli dès régularisation.

Article 8. Durée, renouvellement et résiliation

L'abonnement au Service est souscrit pour une durée indéterminée avec un engagement mensuel, sauf formule spécifique convenue entre les parties. Chaque partie peut résilier l'abonnement moyennant un préavis d'un mois notifié par écrit, sans préjudice des sommes dues au titre de la période en cours.

Le Prestataire se réserve le droit de résilier l'abonnement de plein droit et sans préavis en cas de manquement grave du Client à ses obligations, notamment en cas de non-paiement persistant ou d'utilisation du Service contraire à sa destination ou à la loi.

Article 9. Numéro WhatsApp attribué

Le numéro WhatsApp par lequel le Service est rendu est acquis et mis à disposition par le Prestataire, qui en demeure titulaire pendant toute la durée du contrat. Le Client en dispose pour les besoins de son activité et ne peut le céder ni en revendiquer la titularité.

En cas de fin de contrat, quelle qu'en soit la cause, le numéro est conservé pendant quatre-vingt-dix jours. Une réactivation intervenant dans ce délai le restitue à l'identique. À l'expiration de ce délai, le numéro est définitivement libéré et ne peut plus être restitué.

Article 10. Obligations du Client

Le Client s'engage à utiliser le Service conformément à sa destination et dans le respect de la législation applicable, notamment en matière de protection des données à caractère personnel de sa propre clientèle. Le Client demeure seul responsable du contenu des échanges avec ses clients finaux et de l'exactitude des informations qu'il communique au Service.

Article 11. Disponibilité et maintenance du Service

Le Prestataire met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité du Service. Des interruptions ponctuelles peuvent néanmoins survenir à des fins de maintenance, de mise à jour ou pour des raisons indépendantes de la volonté du Prestataire, notamment liées au fonctionnement de l'application WhatsApp. Le Prestataire s'efforce d'informer le Client des interruptions programmées dans un délai raisonnable.

Article 12. Responsabilité

La responsabilité du Prestataire ne peut être engagée qu'en cas de faute prouvée dans l'exécution de ses obligations et est limitée, sauf dol ou faute lourde, au montant des sommes effectivement perçues au titre de l'abonnement au cours des douze mois précédant le fait générateur. Le Prestataire ne saurait être tenu responsable des dommages indirects, en ce compris la perte de chiffre d'affaires ou de clientèle du Client.

Jusqu'à la reprise visée à l'article 2, la Promotrice est tenue personnellement des engagements pris au nom de la Société, dans les conditions et limites fixées à l'article 2.

Article 13. Protection des données à caractère personnel

Le Prestataire traite les données à caractère personnel communiquées par le Client et par les clients finaux de ce dernier dans le respect du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel. Les modalités de ce traitement font l'objet d'une politique de confidentialité distincte, communiquée au Client et accessible à tout moment sur le Service.

Article 14. Export et suppression des données

Le Client peut à tout moment exporter ses données depuis le tableau de bord. À la fin du contrat, il peut demander la suppression complète de son Compte en écrivant à support@hellokaren.be. La suppression est exécutée dans un délai de trente jours et porte sur l'intégralité des données du Client et de sa clientèle, en ce compris les fiches clientes, les conversations, les photographies et les comptes d'accès.

Article 15. Propriété intellectuelle

Le Service, ses fonctionnalités, son interface et l'ensemble des éléments logiciels et graphiques qui le composent demeurent la propriété exclusive du Prestataire. Aucune disposition des présentes CGU ne saurait s'interpréter comme emportant cession d'un quelconque droit de propriété intellectuelle au profit du Client, qui bénéficie uniquement d'un droit d'usage du Service pour la durée de son abonnement.

Article 16. Confidentialité

Chaque partie s'engage à préserver la confidentialité des informations à caractère confidentiel dont elle aurait connaissance à l'occasion de l'exécution des présentes CGU et à ne les utiliser qu'aux fins de cette exécution.

Article 17. Modification des CGU

Le Prestataire peut modifier les présentes CGU à tout moment. Toute modification est notifiée au Client par un moyen approprié au moins un mois avant son entrée en vigueur. À défaut de résiliation par le Client avant cette date, les CGU modifiées lui sont opposables. Les modifications apportées à l'article 2, relatives à la constitution de la Société et à la reprise des engagements, sont notifiées au Client conformément à l'article 2.6.

Article 18. Droit applicable et juridiction compétente

Les présentes CGU sont régies par le droit belge. Tout litige relatif à leur validité, leur interprétation ou leur exécution relève de la compétence exclusive des tribunaux de l'arrondissement judiciaire du siège social de la Société ou, à défaut de constitution de celle-ci, du domicile de la Promotrice.

Annexe — Accord de sous-traitance (article 28 RGPD)

Pour les données à caractère personnel de la clientèle du Client, celui-ci agit en qualité de responsable du traitement et le Prestataire en qualité de sous-traitant. La présente annexe fait partie intégrante des CGU et vaut accord de sous-traitance au sens de l'article 28.3 du Règlement (UE) 2016/679.

Objet et durée — Le traitement porte sur la gestion des rendez-vous et des conversations de la clientèle du Client, pendant toute la durée du contrat.

Données et personnes concernées — Identité, coordonnées, date de naissance, adresse, préférences, allergies, photographies et échanges WhatsApp de la clientèle du Client.

Instructions— Le Prestataire traite ces données exclusivement pour fournir le Service, conformément aux fonctionnalités activées par le Client, lesquelles constituent les instructions documentées au sens de l'article 28.3, a) du Règlement.

Sécurité et confidentialité— Chiffrement en transit, cloisonnement des données par établissement (row-level security), contrôle d'accès par compte. Les personnes autorisées à traiter les données sont soumises à une obligation de confidentialité.

Sous-traitants ultérieurs — Le Client autorise le recours aux sous-traitants listés dans la politique de confidentialité. Le Prestataire informe le Client de tout changement, ce dernier pouvant émettre des objections raisonnables.

Assistance— Le Prestataire fournit au Client les outils intégrés nécessaires à l'exercice des droits de sa clientèle : suppression définitive d'une fiche depuis le tableau de bord, export des données. Il notifie au Client sans délai indu toute violation de données le concernant.

Fin de contrat— À la fin du contrat, les données sont supprimées à la demande du Client dans les conditions de l'article 14. Le Prestataire se tient à disposition pour tout audit raisonnable, sur demande écrite.